¿Qué importancia tienen Encuentros Nacionales de Archivos para el patrimonio documental del país?

Los archiveros recuerdan con respeto a una figura que llegó con el exilio
español en 1935, y sentó las bases de la archivística nacional. Se refieren a la
archivera y periodista María Ugarte

José Rafael Sosa

¿Qué trascendencia tienen los Encuentro Nacionales de Archivos para el país,
que acaban de reunir en Santo Domingo a una veintena de expertos en torno al
tema Archivo Central, Eje del sistema de archivos?
¿En cuáles características se diferencia este evento, de los muchos otros
acontecimientos de reflexión profesional que son incesante, y probablemente,
también importantes a su medida?
Para el licenciado Ángel Hernández, director del Sistema Nacional de Archivos,
estos eventos tienen una importancia que no siempre es captada por el público
y que son relevantes que testimonian el accionar humano, dejan la marca de
las acciones de las instituciones y las personas y al compilarse, constituyen la
prueba irrefutable de la historia.
El licenciado Hernández es un archivero cuya labor ha sido fundamental para el
avance de esa técnica especializada y fundamental para la preservación del
patrimonio documental.
El Archivo General de la Nación fue creado mediante la Ley núm. 912 del 23 de
mayo de 1935, denominada Ley de Organización del Archivo General de la
Nación, dispuesta por el dictador Rafael Leónidas Trujillo, que, en materia de
preservación del patrimonio documental, tenía una conciencia clara, sobre todo
sabiendo que podía ponerlo al servicio de la dictadura.
El VII Encuentro Nacional de Archivos, que acaba de finalizar con éxito tras tres
días de exposiciones y experiencias, ha constituido un refuerzo al valorado
papel de los archivos en función de la conservación del perfil nacional por la vía
de la documentación que producen las instituciones.
El rol del Archivo General de la Nación ha sido la estructura base del Sistema
Nacional de Archivo. El AGN es la principal institución archivística del país, que
custodian documentos que datan de la fundación de la República y otros
heredados de la época colonial, que forman una parte significativa del
patrimonio documental dominicano.
El VIII Encuentro Nacional de Archivos da seguimiento a una tradición iniciada
con el primer encuentro, realizado del 16 al 18 del 2006, con él tema Proyecto
de Ley Nacional de Archivos, es decir, cuando esta pieza era un proyecto.

Ahí se dieron los debates y se trazó una hoja de ruta para lograr la
promulgación de la pieza, tal cual se logró al efecto. En esta edición del
Encuentro, las ponencias se enfocaron en la doble función del AGN de ser
archivo intermedio y archivo histórico de la administración pública, además de
archivo general.
El Sistema Nacional de Archivos, dicen los expertos, corresponde al AGN a ser
el cerebro y el músculo de sus acciones, conservando técnicamente los
documentos y poniéndolos al servicio de quien los necesite.
Para el profesor Ángel Hernández, al Sistema Nacional de Archivos le
corresponde la protección de todo tipo de documentos de origen público y
privado de interés para la memoria cultural e histórica nacional.
El Sistema Nacional de Archivos es el principal instrumento que crea la Ley
Nacional de Archivos. Hoy día tenemos un personal debidamente capacitado y
excelentemente motivado para cumplir la función más importante del AGN: la
recolección, organización y preservación del patrimonio documental
dominicano” afirma el licenciado Ángel Hernández, director del SNA-AGN.
“Teníamos la Ley 912 desde 1935, útil y valiosa en su momento porque
garantizó la obligación de transferir los documentos de la administración
pública al archivo, pero que se hizo obsoleta con el tiempo” explica el experto y
docente en archivistica.
Indica que para en época de esa ley el concepto de valoración documental y la
transferencia de toda la documentación pública, incluyendo aquella que no
tenía valor histórico, se comenzó obsoleta a hacer por razones de obligación
legal. Esta ley se cumplió al pie de la letra hasta la muerte de Trujillo” afirma, el
profesor Hernández.
Detalla que los Encuentros Nacionales de Archivo superan su carácter de
cónclave técnico bianual, realizado por un protocolo, para fomentar buscando
el intercambio de experiencias, la capacitación, la oportunidad de actualización,
la presencia de invitados internacionales que están al tono de las tendencias
más recientes en archivística. Los encuentros se ejecutan por ley y en ellos se
concentra la comunidad archivera nacional, conociendo los conocimientos
nuevos en torno al tema central seleccionado.
Los encuentros son parte fundamental de ese proceso de capacitación
permanente, que adquiere carácter de congreso técnico/científico.
El aporte de Ugarte
Los archiveros recuerdan con respeto a una figura que llegó con el exilio
español en 1935, y se refieren a la archivera y periodista María Ugarte, que
habría de convertirse en la más activa capacitadora de personal dominicano de
esa época, en materia de archivos.
Destacó el aporte de María Ugarte, quien también era periodista cultural, por
sus contribuciones considerables al ejercicio de la archivística y la capacitación.

“Fue una mujer que hizo aportes importantes no solo a la archivística, también
a la cultura y la sociedad en general. Hay tesis que destacan ese proceso
“explica Hernández. Indica el archivero, que durante muchos años las
gestiones de AGN en relación con el sistema nacional de archivo, fueron
inexistentes.
Destaca que la gestión, iniciada 2004 y 2005, dispone medidas para crear la
cultura archivística nacional, un concepto que está en construcción y que
procura lograr que se entienda la trascendencia de la conservación documental
y su puesta en uso, destacando el perfil técnico y científico del acto de la
archivística, tanto en la esfera pública como privada.
Dice que la ley Nacional de Archivos, transforma al AGN en el Archivo Histórico
de la Administración Pública, genera el Sistema Nacional de Archivos, la que
considera principal conquista.
Resalta que desde la institución se había hecho un trabajo anterior a la Ley,
con las entidades públicas, para que hicieran conciencia de la importancia de
remitir sus documentos, luego del plazo que es lógico esperar para que sean
considerados en su calidad histórica.
Pero – indica Hernández— es a partir de la Ley Nacional de Archivos cuando
se garantiza que lleguen al AGN los documentos de la administración pública
con valor histórico.

Los conceptos claves
La palabra Archivo proviene del latín Archivum y este del griego Archeión, cuya
escritura en ese idioma es: ἀρχεῖον y que significa principio u origen. “Archivo
procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se encuentra en la
lengua griega y puede traducirse como: “Residencia de los magistrados”.
El término Archivo define: “Conjunto ordenado de documentos que una
sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades
y funciones”.
La práctica archivística es el conjunto de técnicas, normas y protocolos en
relación con los documentos, para gestionarlos, ordenarlos, conservarlos en la
mejor condición posible y ponerlos a disposición pública. El archivo de
documentos en una empresa o institución es de vital importancia para su
funcionamiento y la normalización de sus procesos y protocolos.
El AGN los define así: “Los archivos, como conjunto orgánico de documentos
producidos por una persona, familia o institución, que testimonian actos,
historiales, trayectorias, y que son componentes esenciales para determinar las
características y evolución de un conglomerado social”.